Document management en examinering (Smederij 16:00-16:45)

Aangenaam! Even voorstellen: ROC Aventus. Een typisch doorsnee ROC. Gemiddeld in alles en zelfs een beetje grijs, aldus Jacob Hop. Geen haantje de voorste dus.Maar ook geen schlemiel. En dat ROC heeft in vijf jaar tijd grote sprongen voorwaarts gemaakt. Het onderwerp van de presentatie is allerminst sexy. Zo 'niet sexy' dat teammanagers er tijdens de pilotfase volgens Jacob met de haren bijgesleept moesten worden. Hé, denk je dan: leidt ontzorgen soms tot ontvluchten.

Hoe dan ook. Aandacht voor documentmanagement heeft het ROC veel gebracht. Vooral ten aanzien van de examenprocessen. Aventus is meer 'in control', stelt Jacob. Het ROC heeft zijn zaakjes als versiebeheer, vaststelling, veiligheid en ... DSP en BSD (jawel: het documentair structuurplan en basis selectiedocument) op orde.

In lijn met de procesarchitectuur zijn alle processen doorlopen en de meest cruciale documenten voor iedere processtap geselecteerd. De berg was hoog, maar is flink afgegraven. Wat rest is een overzichtelijke lijst (passend en leesbaar op één sheet van de presentatie) die met dank is overgenomen door de collega's van kwaliteitszorg van het ROC. SharePoint (de 2010 versie) vormt het platform voor alle documenten. Er zijn eigen sjablonen ontwikkeld en er is nagedacht over metadatering en autorisatie.

De eindgebruikers in de examenorganisatie werden beslissers tijdens de workshops die onderdeel vormden van het project. Het vele voorwerk betaalde zich uit in acceptatie. Vooral de niet student gerelateerde documenten zijn nu op orde. De student gerelateerde documenten, waaronder het gemaakte werk en beoordelingsformulieren, vormen deels nog een uitdaging. Wel digitaliseren of niet digitaliseren? En 'alles digitaal' was nu net een van de ijzeren vertrekpunten tijdens deze reis van vijf jaar!

Toch minder gemiddeld en grijs dan ze zich voordoen. die collega's van het ROC Aventus.