Onderwijslogistiek en herziene kwalificatiestructuur

Wim Konings van het graafschap College vertelt over hun ervaringen met onderwijslogistiek en Xedule als hulpmiddel. Ze probeerden de planningsvraagstukken vóór roostering op te lossen, dus die op een tactisch niveau.

Wim schetst een herkenbaar beeld van hoe coördinatoren en managers de planning uitwerken. Spreadsheets vol met tabbladen en tabellen met informatie over de jaartaak. Wie lesgeeft in welke vakken voor hoeveel uren aan welke klassen. Allemaal informatie die erna naar een roosteraar moet. Dit is erg arbeidsintensief aangezien data meerdere keren ingevoerd moeten worden. Ook als er wijzigingen zijn, moet er op allerlei plekken in Excel gemuteerd worden. De collega coördinator doet hetzelfde weer in zijn spreadsheet.

Vandaar dat ze een ander hulpmiddel zochten. Concreet zijn dit de onderdelen "Onderwijsprogramma", "Meerjarenplanning" en "Jaarplanning" van Xedule van AdVitrae. Ze begonnen met een soort pilot waarin ze zowel op de oude manier als op de nieuwe manier de planning maakten en roosterden. Dit leverde voldoende vertrouwen op om echt te gaan starten.

Overigens faciliteerden ze de implementatie met tijd: voor ondersteuning van gebruikers en het leren werken met het nieuwe pakket. Er is één fte voor centrale ondersteuning en elke sector draagt één fte af voor de coördinator onderwijslogistiek.

De rol van de roosteraar verandert ook. "Dit is helemaal geen leuk pakket, vroeger kreeg ik een stapel papier en kon ik fijn een paar weken roosteren. Nu moet ik in gesprek over wat iedereen nodig heeft en wil. Daarna maakt mijn pakket het rooster." Niet elke roosteraar kan zomaar meegaan in deze veranderende rol. Hierbij hoort ook dat voor onderwijslogistiek er binnen elk team samengewerkt wordt tussen drie personen: de opleidingsmanager, de medewerker logistiek en de roosteraar.

Ook al was het geen doel op zich, het leidde ook tot standaardisatie. Hoe het lesprogramma er uitziet, welke faciliteiten daarvoor nodig zijn, etc. Het sloopt niet de diversiteit er uit en dat hoeft ook niet volgens Wim. De manier van omschrijven echter moet wel eenduidig.
Ook het planningsproces zelf luistert vrij nauw: het invoeren van de opleidingen, van het meerjarencurriculum en het jaarrooster moet steeds in dezelfde periode gebeuren, zodat het niet nodig is om deze informatie alsnog op te halen wanneer het lesrooster gemaakt moet worden.